Когда дует ветер перемен, ставь не стены, а паруса
Восточная мудрость
А Вы проводите вебинары по удаленной работе?
Вопрос HR специалиста консультанту
Переход на удаленную работу – это актуальная ситуация. Как у любого изменения здесь существуют свои особенности. Люди начинают осваивать новые условия труда. С одной стороны уже не нужно тратить время на то, чтобы доехать до офиса, не нужно гладить рубашки, а с другой – необходимо заново организовывать свое рабочее пространство.
Собирая материал для данной статьи я провел опрос в Facebook, а также интервью со многими представителями коммерческих компаний. Люди делились особенностями и сложностями удаленной работы. Я обратил внимание на то, что те вещи, которые при работе в офисе были понятными и привычными при переходе «на удаленку» стали вызывать сложности:
В этой статье я хочу поделиться своим опытом и наработками по организации удаленной коммуникации, так как считаю, что это одна из наиболее важных областей в работе любой компаний.
Для того, чтобы удаленная коммуникация была наиболее эффективной, я предлагаю ввести определенную классификацию. Наш мозг лучше работает, когда мы решаем конкретную задачу, а не переключаемся с одной темы на другую. Мой старый учитель всегда говорил мне «One thing at a time».
Итак, я предлагаю ввести 4 типа «собраний» или индивидуальных встреч:
Данная классификация основана на фундаментальных исследованиях К.Г.Юнга. Каждому типу собрания соответствует определенная работа нашей психики. Таким образом можно добиться максимальной концентрации и результативности.
Ниже я расскажу об особенностях каждого вида коммуникации. Сразу хочу сказать, что они абсолютно разные и работают по разным правилам. То, что эффективно для одного типа собрания абсолютно не подходит для другого типа.
Итак, начнем по порядку.
На оперативном собрании решаются оперативные вопросы. Данные собрания необходимо проводить регулярно, они должны проходить быстро и четко. В результате такого собрания должны приниматься четкие и понятные решения, конкретные договоренности.
Цель: понимание общей картины, оперативной обстановки.
Фокус: актуальная ситуация, конкретные цифры, факты, договоренности.
Ведущий – руководитель: следит за временем, передает слово, задает вопросы на понимание.
Участники: руководитель и его непосредственные подчиненные (не более 10-12 человек).
Регулярность: от одного раза в день до одного раза в неделю.
Ключевые вопросы:
— Что произошло за истекший период?
— Какова актуальная ситуация?
— Что планируется?
— Какие риски/ сложности/ пожелания/ предложения?
Приветствуется: чёткость, ясность, конкретика, лаконичность.
Запрещено: тянуть время, игнорировать факты, переводить тему.
Ключевые правила собрания:
— Продолжительность от 15 до 30 минут
— Высказывается/ отчитывается каждый
— Говорить по одному
— Время на выступление каждого не более 1-3 минут
— Только факты и конкретика
Считается, что оперативное собрание прошло хорошо, если каждый из участников ушел с пониманием своих действий на следующий текущий период.
Также хочется отметить, что такие собрания всегда организует/ определяет руководитель для своей команды – он задает вопросы, команда отчитывается.
Инновационное собрание призвано решать сложные нестандартные вопросы, связанные с разработкой чего-то нового. Данные собрания необходимо проводить тогда, когда существует назревшая проблема или серьезный риск для компании. К этим собраниям необходимо серьезно готовиться, а иногда приглашать специалистов. В результате такого собрания должны появиться новые идеи, решения, предложения.
Цель: поиск нового, нестандартного решения для существующей проблемы или риска.
Фокус: новые идеи, подходы, технологии.
Ведущий – фасилитатор: формирует креативную среду, инициирует высказывание смелых идей, поддерживает обсуждение, высказывает свои идеи в конце или вообще не высказывается, подводит итоги.
Участники: руководители, сотрудники, которые имеют отношение к обозначенной проблеме, приглашённые эксперты (не более 4-6 человек).
Регулярность: произвольно, в зависимости от актуальности проблемы или риска.
Ключевые вопросы:
— В чем проблема/ риск?
— Какие последствия проблемы/ риска?
— Какие ограничения для решения данной ситуации?
— Какие есть идеи по решению данной проблемы/ риска?
Приветствуется: нестандартность, новизна, «сумасшедшие» идеи.
Запрещено: критиковать, давать оценку, впадать в уныние, говорить о невозможности.
Ключевые правила собрания:
— Продолжительность от 30 до 120 минут
— Любые идеи
— Оценка и критика запрещены
— Говорит тот, кто хочет/ готов. Можно молчать и не высказываться
— Субординация отсутствует – все равны
Считается, что инновационное собрание прошло хорошо, если у участников появились новые идеи, которые их заряжают и вдохновляют. После собрания участники пошли «додумывать» свои идеи.
Также хочется отметить, что подобные собрания может инициировать и организовывать любой сотрудник компании, если он видит серьезную проблему или риск. Важно, чтобы такая инициатива была услышана и поддержана руководством. Это избавит бизнес от множества проблем и их последствий.
Стратегическое собрание призвано формировать понимание перспективы развития бизнеса. Людям важно понимать будущие ориентиры, планировать свою жизнь. Данные собрания необходимо проводить тогда, когда появляются новые планы, ориентиры, перспективы. К этим собраниям также необходимо серьезно готовиться. Часто для подготовки к стратегическому собранию необходимо провести несколько инновационных встреч. Также перед собранием необходимо разослать материал выступления всем участникам. Результатом такого собрания является согласованная стратегия, план, направление развития, продукт или проект.
Цель: согласование и принятие нового направления развития.
Фокус: планы на будущее, перспективы, возможности.
Ведущий – модератор: представляет выступающего, следит за временем, управляет вопросами, подводит итоги.
Участники: спонсоры (ключевые участники), а также коллеги и подчиненные выступающего. (количество не ограничено).
Регулярность: один раз за отчетный период.
Ключевые вопросы:
— Какая цель/ конечный результат/ KPI?
— Какие проблемы это решит?
— Какие новые технологии/ подходы применяются для реализации?
— Какие этапы, продолжительность, риски, бюджет?
— Команда?
Приветствуется: хорошая подготовка, соблюдение регламента, ясность и структурность, ответы на вопросы аудитории, готовность взять ответственность.
Запрещено: перебивать выступающего, критиковать, предлагать что-то новое от себя.
Ключевые правила собрания:
— Продолжительность от 60 до 180 минут
— Формат: выступление, вопросы аудитории, решение комиссии/ спонсоров
— Присутствовать может любой желающий или приглашенный
— Выступает один человек. Аудитория задает вопросы. Спонсоры принимают решение.
— Субординация и регламент строгий
Считается, что стратегическое собрание прошло хорошо, если проект/ предложение/ стратегия/ продукт были одобрены спонсорами и реализация принята к исполнению (выделен бюджет, назначен куратор, одобрена команда и т.д.).
Также хочется отметить, что подобные собрания / защиты развивают системную работы в организации. А для бесперебойной работы системы важно, чтобы в ее работу было вовлечено наибольшее количество участников.
Неформальное собрание или встреча призваны «включать» людей в командную работу, а также инициировать их личное развитие. Людям важно, чтобы их слушали, слышали и понимали. Данные собрания или встречи необходимо проводить регулярно для того, чтобы не «потерять» своих сотрудников и избежать неприятных сюрпризов. Актуальность таких собраний возрастает в условиях удаленной работы, когда некоторые люди начинают себя чувствовать «оторванными» или «брошенными». В таких ситуациях людям полезно осознать, что они не одни, что они важны. Результатом такого собрания является определенная атмосфера, состояние, отношение. Иногда для оценки такой коммуникации используют показатель вовлеченности.
Цель: развитие отношений, командной работы, индивидуального развития.
Фокус: конкретный человек/ команда, состояние.
Ведущий – коуч: непосредственный руководитель или представитель HR функции. Он задает формат, слушает, передает слово.
Участники: члены одной команды (количество от 2 до 8).
Регулярность: от одного раза в неделю до одного раза в месяц.
Ключевые вопросы:
— Что важного для вас произошло за истекший период?
— Какое ваше актуальное состояние?
— Что у вас получается/ что не получается (в рамках работы/ плана развития)?
— Какая нужна поддержка/ участие?
— Над чем вы готовы работать в следующий период?
Приветствуется: внимание, эмпатия, поддержка.
Запрещено: критиковать, оценивать, стыдить.
Ключевые правила собрания:
— Продолжительность от 15 до 40 минут
— Высказывается/ делится каждый, кто хочет
— Один говорит, другие слушают и не комментируют, не дают советы, не оценивают
— Время на выступление каждого не более 1-3 минут
— Только личный опыт, состояние и намерения
Считается, что неформальное собрание прошло хорошо, если в группе участников произошла «перезарядка» батареек, и все ушли наполненными и благодарными группе и участникам.
Итак, мы определили 4 формы коммуникации для организации дистанционной работы. Теперь возможно организовать работу своей команды. Для этого мы предлагаем следующие шаги:
Еще раз хочу подчеркнуть, что, реализуя предлагаемые шаги Вы постепенно создадите новую систему, которая в дальнейшем Вам поможет и в офисной работе.
В качестве заключения хочется предложить читателю проверить необходимость в организации и проведении тех или иных собраний.
Заполните опросник в приложении к данной статье, чтобы определить, какой вид собраний наиболее актуален в настоящий момент. Попросите заполнить данный опросник своих сотрудников. Собрания с наименьшим количеством «ДА» потребует от Вас наибольшего внимания.
Из моего опыта, в современных «офисных» компаниях недостойно внимания уделяют инновационным и неформальным встречам. Руководители больше заинтересованы в оперативных и стратегических собраниях. Такое распределение в условиях удаленной работы может привести к накопленным нерешенным проблемам, потере эффективности и соответственно к демотивации и выгоранию команды. Будьте внимательны.
Желаю Вам удачи!
Пожалуйста, прочитайте утверждения и отметьте утверждения, на которые вы можете дать положительный ответ.
, удаленная работа, инновационное собрание, оперативное собрание, стратегическое собрание, неформальное собрание