Публикации

Создание безопасной среды на рабочем месте или что учитывать при реализации проектов изменений и развития?

"Ни одно чувство так эффективно не лишает разум всех его способностей

рассуждать и действовать, как страх.

Эдмунд Берк, 1756 г.


«Я покинул эту компанию из-за нездоровой атмосферы.

Мне было не безопасно»

Из разговора кандидата и рекрутера


«Хочешь управлять динамикой группы, создай безопасную среду»

Джон Керк, мой учитель




Введение

Почему тема безопасности актуальна?


Понятие безопасной среды («контейнера» от английского слова contain — содержать, сдерживать) вошло в мою жизнь более 15 лет назад на курсе по фасилитации, управлении групповой динамикой. Мой учитель Джон Керк говорил, если хочешь управлять группой, создай безопасную среду.


Я не предавал этому большого значения пока сам не столкнулся с «отрицательной» динамикой на тренингах и семинарах: сопротивление, обвинения ведущего, опоздания и уход участников, недовольство и конфликты. Это заставило меня больше уделять внимания подготовке и организации процесса групповой работы.


В последствии этот опыт помог в проектах изменений: объединение структур, формирование управленческих команд, внедрение систем обучения, развитие корпоративной культуры, борьба с текучкой, выгоранием и травматизмом. Каждый проект начинался с создания контейнера. Если получалось, то проект был успешным — выдерживались сроки, достигались показатели, заказчик оставался довольным. Если же не удавалось создать необходимую безопасность, то сдвигались сроки, нарушались договоренности, возникали конфликты, росло недовольство заказчика.

Почему так происходит?

Подобные реакции людей на изменения объясняет парадокс «Безопасность и Риск» — чем большую безопасность ощущаем, тем на больший риск готовы пойти. В условиях безопасности, человек открыт к новым задачам и вызовам, готов развиваться и развивать бизнес. Если ситуация небезопасна, люди закрываются, становятся консервативными, фокусируются на рисках, а не на возможностях.

Эми Эдмондсон, профессор Гарвардской школы бизнеса, в своей книге «Работа без страха» привела результаты исследования влияния безопасной среды на поведение сотрудников компаний[1]. В условиях безопасности сотрудники чаще признавали ошибки, свободнее обсуждали проблемы, быстрее обучались, высказывали идеи и предложения, больше доверяли руководству.

Как достичь необходимого уровня безопасности?

Я выделяю четыре фактора, которые определяют чувство безопасности человека:
  • Физическая безопасность связана с самочувствием и здоровьем человека, а также, качеством и удобством рабочего пространства.
  • Организационная безопасность связана с уровнем определенности, пониманием правил, требований, соблюдением договоренностей.
  • Коммуникационная безопасность связана с уровнем открытости к общению, готовностью взаимодействовать с другими людьми.
  • Психологическая безопасность связана с уровнем доверия, готовностью быть частью команды, работать на общую цель, строить партнерские отношения.

Соответственно, смысл построения контейнера сводится к тому, чтобы «отработать» данные факторы и снизить сопротивление изменениям.

Последовательность соблюдения факторов безопасности важна. Бесполезно развивать коммуникацию или доверие в коллективе при условии физических или организационных ограничений.

Рассмотрим каждый фактор подробнее.


Фактор 1. Физическая безопасность

Здоровье и самочувствие, рабочее место и пространство
KPI: уровень комфорта и настрой на работу

Физическая безопасность — это уровень ограничений или рисков, которые препятствуют выполнению работы: недомогание, недостаток воздуха, шум, отсутствие личного пространства, недостаток света, качество еды, риск заражения вирусом и т.д. Например, во время перехода на удаленную работу люди испытывали стресс, так как столкнулись со сложностью организовать рабочее место дома.

Невнимание к этому фактору сильно влияет на успех проекта. Вот некоторые примеры из опыта:
  • Перебои со связью между офисами поставили под угрозу реализацию проекта изменений
  • Тесное помещение при проведении семинара привело к повышенной усталости участников
  • Ненастроенный звук привел к непониманию участниками смысла видеосюжетов на тренинге
  • Задержка в обслуживании участников банкета испортила программу праздника

Составьте список требований (райдер), который включит и количество квадратных метров на человека и ограничения по питанию. Список будет длинным. Здесь мелочей нет. При организации рабочего пространства лично убедитесь, что все нюансы учтены. Помните, если людям комфортно и физически безопасно, они готовы к работе.



Фактор 2. Организационная безопасность

Привычки, правила, договоренности, процессы
KPI:  уровень определенности и ясности

Организационная безопасность — это уровень определенности, в котором находится человек. Речь идет о требованиях, нормах и правилах поведения, а также результатах деятельности. Например, принципы и правила поведения компании помогут адаптироваться новому сотруднику. Кодекс студента в бизнес-школе определяет роль учащегося и ответственность школы в учебном процессе. Правила дорожного движения регулируют управление автомобилем.

Отсутствие определённости создают сложности, которые приводят к сбоям в рабочем процессе:
  • Вам назначают встречу, но не приходят или дают обещание и забывают
  • Компания говорит об уважении к клиентам, но сотрудники ведут себя грубо
  • Магазин обещает доставку ко времени, но привозит с задержкой
  • Банк декларирует бесплатное обслуживание, но списывает комиссию

Сформулируйте и согласуйте конкретные договоренности (контракт), составьте подробный план или расписание, распределите ответственность, согласуйте роли. Проговорите правила взаимодействия. Убедитесь, что роли и ответственность понятны и приняты. Отвечайте на вопросы, добивайтесь полной ясности.


Литература: Статья «Разработка и внедрение правил» https://clck.ru/VrbCT


Фактор 3. Коммуникационная безопасность

Качество языка, используемые в речи выражения
KPI: открытость к общению

Коммуникационная безопасность — это чистота языка, которым мы говорим. Речь идет об отсутствии «токсичных» элементов таких как: оценка, критика, сравнение, обобщение, отказ от ответственности и манипуляция. Когда речь чистая, то коммуникация между людьми становится более открытой, они расположены к общению.

Американский психолог Маршалл Розенберг предложил использовать ненасильственное общение (ННО, nonviolent communication), которое включает наблюдение вместо оценки, чувства вместо мыслей, просьбу вместо требований и выражение потребности вместо обвинения.

Нарушение чистоты языка приводит к серьезным последствиям:
  • Избегание контакта с коллегами
  • Задержка или нерешение важных вопросов
  • Развитие открытых и скрытых конфликтов  
  • Уход ценных сотрудников

Расскажите о языке ненасильственного общения, объясните людям нюансы коммуникации, расскажите об особенностях языка и последствиях наличия «токсичных» элементов в речи. Приведите примеры насильственного и ненасильственного языка. Например, при проведении семинаров мы задаем правила «шеринга» — делиться мыслями, чувствами и личным опытом из собственной позиции и не высказывать мнение по поводу ситуации другого участника.


Литература: «Ненасильственное общение. Язык Жизни», Маршалл Розенберг https://clck.ru/Vjga3


Фактор 4. Психологическая безопасность

Проекция, проявление Тени
KPI: готовность к совместной работе

Психологическая безопасность — это уровень доверия людям, основанный на нашем личном восприятии. Речь идет об ощущении нахождения «среди своих». Психологи применяют термин проекция, чтобы объяснить готовность людей объединяться в группы. Проекция — это отражение части внутреннего мира человека в других людях. Если проекция «позитивная», то человек видит в других светлые стороны себя и стремиться быть частью группы. Если «негативная», то, соответственно, стремиться выйти из группы.

К.Г. Юнг ввел понятие Тень как выражение скрытой «негативной» энергии человека или группы, которая неосознанно управляет нами. Так формируется стереотипное мышление. Мы начинаем «делить» людей по расовому, национальному, религиозному, территориальному или гендерному принципу и не доверять им. Это приводит к разделению людей внутри организации на «кланы», «классы», «группы» и формирует субкультуры.

Опасность такого разделения для организации в том, что:
  • Люди делятся на группы, каждая из которых не взаимодействует с другой
  • Появляется недоверие и скрытые конфликты
  • Возникает нездоровая атмосфера, психологическое давление и травля
  • Вместо работы люди заняты прояснением ситуации, поиском причин и виновных.

Например, поступление анонимного обвинения в адрес руководителя создало неприятную ситуацию, поскольку «запустило» стереотипное мышление: «на невиновных анонимок не пишут». Руководителю предложили самому разобраться с анонимкой и отказали в поддержке. Это привело к сильной демотивации и потере доверия к компании.

Для создания психологической безопасности применяйте технологию самораскрытия: рассказывайте о себе, своих ценностях, жизненном опыте. Делитесь сложными ситуациями и тем, как вы их решали. Рассказывайте о своих слабых сторонах и как вы над этим работаете. Самораскрытие и рефлексия (работа над собой) — это ключевой инструмент создания психологической безопасности.


Литература: Robert Bly «A Little Book on the Human Shadow» https://clck.ru/sLMWf


Примеры нарушения факторов безопасности

Здесь хочу привести несколько примеров нарушения факторов безопасности и последствий, к которым это привело.

Пример 1. Физическая безопасность

Посещая курс по психологии, я обнаружил, что не усваиваю материал, устаю и не успеваю восстанавливаться.
Обнаружилось 2 причины, влияющие на мое состояние:
  • Первая — занятия проходили в подвальном помещении с плохим освещаемом и вентиляцией.
  • Вторая — преподаватель часто приходил уставшим и жаловался на боли в спине и шее.

Пример 2. Организационная безопасность

Управленческая команда сообщила о сложностях работы с Генеральным директором. Руководитель давал непонятные задания и жестко критиковал за неисполнение.
Причина: руководитель не сообщал необходимые детали, а подчиненные боялись уточнять. Возникала неясность, которая приводила к неправильному исполнению.
Решение:
  • Рекомендация руководителю спрашивать: «Есть ли вопросы?»
  • Развитие навыка задавать уточняющие вопросы у подчиненных

Пример 3. Коммуникационная безопасность

Поиск причины ухода сотрудников и скрытого конфликта в коллективе не приносил результата. Во время интервью участники высказывались о сложной коммуникации, но не могли привести примеры.
Причина: небезопасная процедура оценки сотрудников и обратной связи.
Решение:
  • Внесение корректив в процедуру оценки и обратная связи
  • Принятие правил чистого языка

Пример 4. Психологическая безопасность

Конфликты в международном сообществе, разделение на группы, сложная коммуникация и нежелание участвовать в совместной работе привели к выводу о нездоровой атмосфере в коллективе.
Причина: участники переживают проблемы, связанные со «страновым контекстом», и не говорят об этом со всем коллективом. Скрытые проблемы формируют напряжение.
Решение:
  • Спрашивать участников про особенности и проблемные ситуации «на родине»
  • Проявлять сочувствие и оказывать поддержку


Заключение

В заключении предлагаю оценить уровень безопасности в вашем коллективе. Заполните опросник и определите, какой фактор безопасности требует внимания.

С уважением,
Максим Имасс

Чек-лист «Безопасное пространство в вашем коллективе»


Физический уровень
  1. Мое рабочее пространство полностью приспособлено для того вида деятельности, которым я занимаюсь
  2. Я располагаю всеми материалами и оборудованием для эффективного выполнения моей работы
  3. Ничто не препятствует (не ограничивает) выполнение моей работы
  4. Физически я отлично себя чувствую
  5. Я успеваю отдыхать и восстанавливаться

Организационный уровень
  1. Я знаю, что от меня ожидается на работе
  2. Моя роль и ответственность мне ясны и понятны
  3. Я понимаю перспективу своей работы в будущем
  4. В команде существуют четкие правила и договоренности, которые соблюдаются всеми
  5. Мой рабочий день четко и последовательно организован, авралы и смены курса редкость

Коммуникационный уровень
  1. На работе считаются с моим мнением
  2. У меня всегда есть возможность высказаться и быть услышанным
  3. Взаимодействие между людьми носит доверительный̆, уважительный̆ характер
  4. В команде нет понятия «глупый вопрос». Все вопросы задаются и обсуждаются
  5. На работе есть человек, к которому я всегда могу обратиться за помощью, поддержкой, советом

Психологический уровень
  1. В команде работает один из моих лучших друзей
  2. Я рад, что являюсь частью коллектива
  3. Мои коллеги (товарищи по работе) выполняют работу качественно
  4. Со многими коллегами мы поддерживаем отношения вне работы
  5. Мои коллеги интересные люди. Мне есть чему у них научиться

[1] Эдмондсон Э. Работа без страха. Как создать в компании психологически безопасную среду для максимальной командной эффективности – М.: Интеллектуальная литература, 2021
Поделитесь в соц. сетях:



Оставьте комментарий: