Инновационное собрание проводится для решения нестандартных задач: выход из кризисной ситуации, запуск нового продукта, развитие системы управления, изменение бизнес-модели. Такие собрания необходимо тщательно организовывать: формировать рабочие группы, выделять помещение, готовить ведущих, приглашать сторонних специалистов. В результате таких собраний появляются новые идеи, предложения, решения, проекты, то есть ИННОВАЦИИ.
Метод мозгового штурма (англ. brainstorming) основан в конце 30-х годов 20 века Алексом Осборном. Участники без критики высказывают любые идеи и варианты решения проблемы. Для применения метода нужна подготовка участников, от чего зависит успех «генерации» новых идей. Недостаточная подготовка приводит к малому количеству «прорывных» идей и потере энтузиазма у участников.
Ситуация с пандемией влияет на экономическую ситуацию. По прогнозам, кризис в различных отраслях экономики не заставит себя ждать. Таким образом, проведение инновационных собраний поможет разработать новые решения, модели, продукты. В условиях кризиса традиционные методы планирования малоэффективны. Инновационные собрания – это надежный инструмент для работы в новых условиях.
Три этапа подготовки и проведения инновационных собраний
Чтобы инновационные собрания приносили новые «прорывные» идеи необходимы следующие этапы:- Этап 1. Передача ответственности. На этом этапе формируется команда, назначается ведущий. Также важно четко согласовать ожидания и договориться о правилах работы.
- Этап 2. Создание безопасной среды. На этом этапе создается пространство, в котором участники ощущают себя свободными и защищенными от критики и оценки. Это необходимо для процесса генерации идей.
- Этап 3. Реализация алгоритма. На этом этапе выстраивается последовательность обсуждения. Алгоритм разработан специально для того, чтобы минимизировать время на обсуждение и помочь участникам вырабатывать максимальное количество прорывных идей.
Более подробно о проведении стратегического собрания вы можете прочитать в статье «Построение коммуникаций на удаленной работе».
Инновационное собрание.
Ключевая информация.
ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Цель: поиск нового, нестандартного решения для существующей проблемы или риска.Фокус: новые идеи, подходы, технологии.
Ведущий – фасилитатор: формирует креативную среду, инициирует высказывание смелых идей,поддерживает обсуждение, подводит итоги. Лучше, чтобы данный человек не был связан административными связями с участниками. Это может быть или приглашенный эксперт, или сотрудник другого отдела. Ведущий или вообще не высказывает свои идеи или высказывается в конце.
Участники: руководители, сотрудники, которые имеют отношение к обозначенной проблеме, приглашённые эксперты (не более 4-6 человек).
Регулярность: не реже 1 раза в неделю; зависит от актуальности проблемы или риска.
Ключевые вопросы:
— Цель. Какого результата мы хотим достичь?
— Ограничения. Какие ограничения для решения данной ситуации? Что нам не дает достичь результата?
— Проблема. Какие наши привычки/ модель поведения поддерживают ограничения?
— Решение. Что нам нужно поменять в привычках/ нашей модели поведения?
Приветствуется: нестандартность, новизна, «сумасшедшие» идеи.
Запрещено: критиковать, давать оценку, впадать в уныние, говорить о невозможности.
КЛЮЧЕВЫЕ ПРАВИЛА СОБРАНИЯ
1. Отключите мобильные телефоны (совсем). Мобильные телефон для любого сотрудника компании – это связь с операционной деятельностью. Для участия в инновационном собрании нужно полностью «переключиться». Также отключение мобильных телефонов позволит участникам полностью присутствовать при решении задач и не отвлекаться.2. Продолжительность от 30 до 120 минут. Данная продолжительность обусловлена тем, что активная мозговая работа больше двух часов просто физически затруднительна. Если не все идеи и темы удалось обсудить, то лучше перенести встречу на другой день. Голова должна отдыхать.
3. Любые идеи. Действительно любые, какими бы они странными и дурацкими не казались. Данное правило должно стимулировать людей высказываться, а не молчать.
4. Оценка и критика запрещены. Для людей, которые привыкли быстро оценивать ситуацию и принимать решения — это довольно сложно. Критику и оценку необходимо поберечь до самого конца обсуждения. Если критика или оценка начнут присутствовать в процессе, то это разрушит всю творческую обстановку.
5. Говорит тот, кто хочет/ готов. Можно молчать и не высказываться. У людей должно быть право говорить или молчать. Это определенная творческая свобода.
6. Субординация отсутствует – все равны. Данное правило говорит о том, что в процессе генерации нет званий и должностей. Часто новые идеи приносят самые молодые люди. Это связано с тем, что их мышлению еще не мешает накопленный опыт.
7. Протокол. Все идеи, высказывания должны фиксироваться. Назначьте секретаря. Для выработки решения часто необходимо несколько собраний. Также, мыслительный процесс продолжается между собраниями. Поэтому, сразу после собрания необходимо, чтобы все участники получали протокол.
РОЛЬ ВЕДУЩЕГО
— Организует время и место собрания— Напоминает правила работы, следит за соблюдением правил всеми участниками
— Предлагает повестку, формат и следит за временем
— Организует ведение протокола
— Поддерживает обсуждение, высказывает свои идеи в конце или вообще не высказывается, подводит итоги
Инновационное собрание: часть 2. Вовлечение сотрудников и принятие ответственности.
Инновационное собрание: часть 3. Инновационная среда.
Инновационное собрание: часть 4. Алгоритм проведения.
Презентация к онлайн-сессии «Инновационное собрание»
типы коммуникаций, инновационная сессия, инновационное собрание